Почему агент спрашивает подтверждение не на каждое действие?

Включена автопроверка: каждое действие сверяется с вашей просьбой и вашими правилами. Обычную работу по задаче агент делает сам, рискованное и подпадающее под «Сначала спрашивать» присылает карточкой, а постороннее вашей просьбе блокирует.

Что делает кнопка «Всегда разрешать»?

Запоминает ровно эту операцию: то же действие в том же сервисе и с теми же адресатами дальше проходит без вопроса, но только у того же агента и в той же организации. Разрешение действует ограниченный срок и гаснет раньше, если им не пользоваться. Всё разрешённое видно и отзывается в Настройках → «Возможности» → «Разрешено всегда». Для командной строки и управления компьютером кнопки нет.

Почему правило нельзя изменить и оно подписано «Правила организации»?

Его задал администратор организации. Такие правила действуют поверх ваших, изменить или удалить их может только администратор, и автопроверка при них не выключается.

Почему агент спрашивает снова, хотя я уже нажал «Одобрить»?

«Одобрить» разрешает только этот раз. Чтобы операция не спрашивалась, нажмите «Всегда разрешать»: запомнится ровно она, у этого агента в этой организации. Другой адресат или подключение спросят заново, а команды на компьютере и действия, которые нельзя отменить, спрашивают каждый раз.

Где искать карточку подтверждения?

В чате, где работает агент; у задачи по расписанию в основном чате её агента. О карточке сообщают отметка «Нужен ваш ответ» в списке чатов, уведомление и сообщение в мессенджере, если вы общаетесь с агентом там. Если карточка пишет «Одобрить можно в приложении на компьютере», ответьте в приложении на этом компьютере.

Как безопасно поручить агенту массовое изменение?

В три шага: сначала попросите список подходящих записей без изменений, затем примените правку к 2–3 позициям и проверьте их в кабинете сервиса, и только потом к остальным, группами по 10–20.

Можно ли отменить изменения, которые агент внёс в сервис?

Кнопки «отменить» нет: изменения уходят прямо в ваш сервис. Отменяются они так же, как ручные правки: по выгрузке прежних значений, которую стоит попросить до массовой правки, и по отчёту «было → стало» после неё.

Как агент меняет данные

Агент читает, считает и готовит документы сам, ничего не спрашивая. Когда он собирается что-то изменить или отправить (поправить цены, ответить клиенту, выполнить команду на компьютере), включается автопроверка: перед действием оно отдельно сверяется с вашей просьбой и вашими правилами. По итогу действие выполняется сразу, приходит вам карточкой с вопросом или не выполняется.

Ниже: как работает автопроверка и карточка, как задать свои правила и как поручать агенту правки в сервисах, чтобы ошибку было легко заметить и откатить.

Настраивается автопроверка в Настройках → «Возможности» → «Автопроверка».

Как работает автопроверка

Каждое действие сверяется с тем, о чём вы попросили в чате, и с вашими правилами:

обычная работа по задаче идёт сама, без вопросов;
рискованное действие и всё, что подпадает под ваши правила «Сначала спрашивать», приходит в чат карточкой;
постороннее вашей просьбе (действие, о котором вы не просили) блокируется, и агент говорит об этом в чате.

На карточке видно, что именно агент собирается сделать и в каком сервисе. Если действие нельзя отменить, это написано прямо на карточке. Три ответа:

«Одобрить»: выполнить этот раз;
«Отклонить»: не выполнять, агент поищет другой путь или спросит вас;
«Всегда разрешать»: выполнить и запомнить ровно эту операцию, чтобы её повтор у этого агента в этой организации больше не спрашивался. Под кнопкой написано, что именно запомнится и на сколько дней.

Карточка ждёт ответа

Пока карточка висит, агент ждёт и ничего не делает в обход. Если вы написали в чат, не ответив на неё, подтвердить можно, когда закончится этот новый ход: карточка останется на месте.

Где появляется карточка

Карточка всегда стоит в чате, где агент работает. Задача по расписанию присылает её в основной чат своего агента. Чтобы вы её не пропустили, о ней говорят ещё в трёх местах:

в списке чатов: у чата появляется отметка «Нужен ваш ответ»;
в уведомлении на компьютере или телефоне: «… ждёт подтверждения». Нажмите на него, и откроется чат с карточкой. Пока этот чат открыт перед вами, уведомление не приходит;
в мессенджере, если вы общаетесь с агентом там: карточка приходит сообщением с теми же кнопками.

Ответить можно на любом устройстве. На остальных карточка покажет «Уже отвечено на другом устройстве». Как включить уведомления и мессенджеры: Настройки → «Уведомления и мессенджеры».

Если карточку негде нажать

Посмотрите, что написано на самой карточке:

«Одобрить можно в приложении на компьютере …»: откройте приложение на этом компьютере и ответьте там. Так спрашивают про папку для работы и про адрес в локальной сети компьютера: ответ меняет настройки самого приложения.
«Оплата подтверждается в приложении на компьютере, где добавлена карта …»: подтвердите покупку на том компьютере.
«Карточка уже у него» (или «у них»): действие по правилам организации одобряет владелец или администратор. У вас на карточке только кнопка «Отменить».
«В чате ещё идёт ход»: дождитесь конца хода, карточка останется на месте.
«Не выполнено: карточку сняли без ответа»: карточка больше не действует. Попросите агента повторить шаг, он пришлёт новую.

Если карточку видно в мессенджере, а кнопки не нажимаются, откройте этот чат в приложении или на сайте: там та же карточка.

Почему спрашивают снова после «Одобрить»

«Одобрить» разрешает только этот раз. Чтобы операция больше не спрашивалась, нажмите «Всегда разрешать».
«Всегда разрешать» запоминает ровно эту операцию. Другой адресат, другое подключение, другой агент или другая организация спросят заново. Разрешение действует ограниченный срок и гаснет раньше, если им не пользоваться.
Для команд на компьютере, действий, которые нельзя отменить, и правки правил самого агента запомнить нельзя: такие действия спрашивают каждый раз.
Если действие просит другой агент или контакт в письме либо задача запущена по тексту извне (письмо, событие сервиса), разрешить можно только один раз: так написано на карточке.
Окна приложения на компьютере («Браузер агента», команды, управление экраном) и карточка в чате отвечают на разные вопросы: окно разрешает приложению работать на компьютере, карточка разрешает конкретное действие.

Почему автопроверка спросила, написано строкой на карточке: «Автопроверка просит вашего решения: …» с причиной, например «повтор действия, от которого уже отказались». Если там «Автопроверка не завершилась», это сбой проверки, а не вывод, что действие опасное: решение за вами.

Почему чтение спросили как запись

Некоторые сервисы отдают данные только по запросу POST, а такой запрос по умолчанию считается записью. Если на карточке есть подсказка про поле «POST-адреса, которые только читают», впишите этот адрес в настройках подключения: дальше агент и помощники будут вызывать его без вопроса.

Свои правила

В настройках два списка, по одному правилу обычным языком на строку:

«Разрешать автоматически»: что агент может делать без вопроса: «отвечать на отзывы с оценкой 5», «менять остатки в МоемСкладе».
«Сначала спрашивать»: что без вашего ответа не выполняется никогда: «любые письма клиентам», «изменения цен». Если правило из этого списка спорит с разрешающим, побеждает оно.

Правила пишете только вы. Кнопка «Всегда разрешать» на карточке правил не добавляет: она запоминает саму операцию, и такие разрешения собраны отдельным списком «Разрешено всегда» на той же странице, с местом действия, сроком и кнопкой «Отозвать». Кнопки нет у команд на компьютере, у действий, которые нельзя отменить, и у изменений правил самого агента: их агент спрашивает каждый раз.

Автопроверку можно выключить переключателем «Проверять действия агента». Тогда действия, которые нельзя отменить (письмо, сообщение клиенту, платёж, удаление), будут приходить на подтверждение каждый раз.

Правила организации

В рабочей организации администратор может задать свои правила. Они показаны отдельным блоком «Правила организации»:

действуют поверх ваших;
изменить или удалить их может только администратор;
пока они есть, автопроверка не выключается.

Работа на вашем компьютере

Если вы работаете в приложении, у компьютера есть своя настройка «Рутинная работа на этом компьютере»:

«Не разрешать ничего»: агент не открывает файлы и не выполняет команды на компьютере;
«Спрашивать перед изменениями»: читать можно, менять только после вашего ответа;
«Разрешать без вопросов»: рутинная работа идёт сама.

На карточке с действием на компьютере есть ещё кнопка «Разрешать на этом компьютере»: она включает в настройке выше режим «Разрешать без вопросов», и он действует, пока вы его не смените. Защищённые действия спрашивают в любом режиме.

Почему агент просит компьютер

Часть работы возможна только на компьютере с приложением: браузер с вашим входом на сайты, файлы в папке, команды, управление экраном. Если в чате выбрано «В облаке» или компьютер не на связи, агент скажет, что ему нужен компьютер. Выберите его в «Где работать» рядом с полем ввода и проверьте статус в Настройках → «Устройства и сессии».

В первый раз приложение спрашивает разрешение окном на самом компьютере: «Браузер агента», «Агент в папке проекта» или «Агент на этом компьютере» для команд, «Агент управляет этим рабочим столом» для экрана. Ответить на него можно только за этим компьютером, с телефона или сайта его не нажать. Выбор сохраняется на 90 дней.

Как поручать правки в сервисах

Агент не только читает данные из подключённых сервисов, но и меняет их: цены и остатки, карточки товаров, поля сделок и контактов, ответы на отзывы, письма и сообщения. Это самая полезная часть работы и единственная, где ошибка стоит дороже потраченного времени.

Разница с отчётом простая: неудачный отчёт вы просто переделываете, а неудачную правку придётся откатывать в самом сервисе.

Правило трёх шагов

Любое изменение, которое затрагивает больше одной записи, делайте в три хода.

Список без изменений. «Покажи товары, у которых остаток меньше 5, а цена не менялась с мая. Ничего не меняй.» Вы увидите, что именно попало под условие, до того как что-то произойдёт.
Пилот на 2–3 записях. «Примени новую цену к первым трём позициям из списка.» Откройте их в кабинете сервиса и убедитесь, что изменилось то и так, как вы ожидали.
Остальное группами. «Теперь примени к следующим двадцати.» Группами по 10–20 не потому, что агент не справится с сотней, а потому, что ошибку на двадцати записях вы ещё поправите руками.

«Обнови все карточки» агент понимает буквально

Слова «все», «везде», «по всему каталогу», «всем клиентам» для агента точная инструкция, а не оборот речи. Если под условие попало 900 карточек, изменены будут все 900. Вместо «все» называйте фильтр и предел: «только позиции категории «Обувь» с остатком больше 10, не больше 20 позиций за раз».

Формулировки

Вместо	Напишите
Обнови карточки товаров	Покажи карточки без описания в категории «Обувь»: список, без изменений
Подними цены на 10%	Подними цену на 10% у трёх позиций из списка выше, потом покажи, что получилось
Ответь на отзывы	Подготовь ответы на новые отзывы с оценкой ниже 4, покажи текстом, отправлю сам
Разошли клиентам письмо	Собери список клиентов без оплаты больше 30 дней и черновик письма; отправляй только после моего «ок»

Что стоит просить всегда

Выгрузку до правки: «сначала выгрузи текущие цены и остатки в Excel». Это ваша точка возврата.
Отчёт после: «покажи таблицу: артикул, было, стало». По ней видно и результат, и что вернуть, если что-то пошло не так.
Точный кабинет: назовите сервис через @ и уточните магазин или юрлицо, если их несколько. Правка, ушедшая не в тот кабинет, чаще всего и портит чужие данные.

Действия, которые не отменяются

Отправленное письмо, сообщение клиенту, опубликованный ответ на отзыв, проведённый платёж, удалённая запись: всё это назад не возвращается. Для таких задач формулируйте роль агента как подготовку: «собери», «составь черновик», «покажи список», а отправку оставляйте за собой или разрешайте отдельной фразой в том же чате.

Задачи по расписанию, которые что-то меняют

Задача выполняется без вас, и уточнить у вас на ходу будет некому. Если задача меняет данные, ограничьте её в самой формулировке (сколько записей и при каком условии) и запустите первый раз руками, чтобы посмотреть на результат до того, как она начнёт ходить по расписанию.

Если изменилось лишнее

Скажите об этом в том же чате: «покажи, что именно ты изменил в последнем шаге», и агент соберёт список записей и прежних значений, пока они есть в контексте разговора. Дальше по этому списку и по выгрузке, сделанной до правки, значения возвращаются обратно тем же способом, что и любая правка: группами, начиная с нескольких записей.

Кнопки «отменить всё» в интерфейсе нет: изменения уходят напрямую в ваш сервис и живут по его правилам.