Задачи по расписанию
Если вы второй раз копируете в чат один и тот же запрос, это уже не запрос, а задача.
Как создать
Напишите в чате обычной фразой:
Создай задачу: каждый понедельник в 10:00 присылай отчёт по продажам и остаткам на Wildberries и Ozon.
Агент уточнит детали, если их не хватает, и поставит задачу на расписание. Дальше она видна в списке задач: на её странице можно посмотреть историю запусков, поменять время, отредактировать формулировку, приостановить или удалить.
Где найти задачи
- В списке чатов: нажмите кнопку «Фильтр чатов» в шапке списка и выберите «Задачи». Список покажет все задачи, в том числе на паузе. Чтобы вернуться к чатам, выберите там же «Все».
- Через поиск: нажмите «Поиск» в левой панели и выберите «Задачи», чтобы искать только среди них.
Задачи есть на Pro и Max
Без тарифа задачу не создать, а созданные раньше задачи стоят на паузе. Они сохраняются и после оплаты продолжат работать сами, с того же места. На пробной неделе Pro задачи работают. Отдельного лимита на запуски нет: они расходуют тот же недельный лимит, что и чат. Чаще, чем раз в 5 мин, задача не запускается.
Задача, ручной запуск или навык
| Когда её делать | Чем оформлять |
|---|---|
| По календарю: каждый понедельник, каждое утро, 1-го числа | Задача по расписанию |
| Повторяется, но момент выбираете вы: «когда закрыли месяц», «когда пришла выгрузка» | Задача с ручным запуском: «Запусти отчёт по остаткам» |
| Длинная разовая работа с несколькими действиями и проверкой результата | Задача с ручным запуском: «Создай и запусти задачу» |
| Одна и та же методика нужна нескольким задачам и чатам | Навык, а в задаче строка «работай по навыку „Разбор звонков“» |
Самый быстрый путь: не писать инструкцию с нуля, а сделать работу один раз вместе с агентом и сказать: «делай так каждый понедельник в 10:00». Первую задачу сначала запустите руками, посмотрите результат, поправьте формулировку и только потом отдайте календарю.
Разовая длинная работа
Задача подходит и для работы без расписания. Попросите создать и запустить её, укажите конкретный итог, условия готовности и ограничения. В групповом чате адресуйте просьбу одному ответственному агенту: он ведёт задачу целиком. Выберите групповой чат для доставки, если итог нужен всем участникам.
Состояние и историю запусков смотрите на странице задачи в списке задач. Чтобы уточнить или продолжить работу, назовите существующую задачу и нужную правку. Её не нужно создавать заново после каждого обсуждения. Как обратиться к агенту: Групповой чат.
Из чего состоит текст задачи
Каждый запуск получает текст задачи и сохранённые метод, состояние и сводку, если они уже есть. История переписки прошлых запусков целиком не переносится, поэтому условия и формат результата укажите в самой задаче. Порядок строк рабочий: откуда взять → что сделать → что отдать.
- Источник: сервис и кабинет по имени: «Ozon, кабинет „Основной“», «МойСклад».
- Период и разрез: «за прошедшую неделю», «по товарам», «по складам». Период относительный, а не датами.
- Что сделать, шагами и с порогами: «выдели позиции, просевшие больше чем на 20%», «отметь остатки меньше чем на 14 дней продаж».
- Формат результата: «сообщение до 10 строк», «таблица Excel, одна строка на товар», и чего не надо: «без общих рекомендаций».
- Что делать, если пусто или сервис не ответил: «если изменений нет, не присылай ничего», «если кабинет не ответил, напиши об этом одной строкой и не выдумывай цифры».
- Куда прислать: чат, почта, Telegram, MAX или Пачка.
| До | После |
|---|---|
| Каждый понедельник присылай отчёт по продажам | Каждый понедельник в 10:00 бери Ozon, кабинет „Основной“, за прошедшую неделю: выручку и маржу по товарам, сравнение с предыдущей неделей и топ-10 просевших позиций. Отдай таблицей, одна строка на товар, плюс пять строк выводов. Если кабинет не ответил, напиши об этом и не выдумывай цифры. Присылай в Telegram |
Пять правил
- Один кабинет, одна задача. Два кабинета Ozon и один Wildberries: три задачи. У каждой своя история запусков, и упавшая не утаскивает остальные. Кабинет называется в тексте словами.
- Имя задачи: то, чем вы её зовёте вслух. «Понедельничные продажи», «Просроченные счета». Этим именем вы её и запустите руками.
- Пороги вместо «если что-то не так». «Меньше 14 дней остатка», «падение больше 20%». Без порога агент присылает всё и возвращает решение вам.
- Молчать, когда нечего сказать. Задача, которая следит за ценами или остатками, пусть пишет только тогда, когда что-то изменилось. Ежедневное «всё в порядке» перестаёт читаться на второй неделе. Как это сказать задаче: Как сделать, чтобы задача молчала, когда всё в порядке.
- Доступы до постановки. Коннектор подключён, права у ключа выданы, кабинет выбран. Задаче без доступа остаётся только вернуть вопрос вам.
Что чаще всего ставят на расписание
- утренняя сводка по деньгам и заявкам;
- итоги недели: что сделано, ключевые цифры, план на следующую;
- просроченные счета и ожидаемые оплаты;
- новые отзывы и изменение рейтинга;
- письма и обращения, оставшиеся без ответа;
- остатки, поставки и сверка складов;
- дайджест новостей отрасли и конкурентов.
Куда приходит результат
Куда присылать итог, задаёт поле «Результат» на странице задачи. Можно выбрать несколько адресов сразу:
| Вариант | Куда придёт |
|---|---|
| «В приложении» | в ваш личный чат с агентом строкой «Итог задачи» |
| «Почта» | письмом с почты агента на адрес вашего аккаунта |
| Telegram, MAX, Пачка | в ваш личный чат с ботом |
| Группа или канал | всем участникам группы мессенджера или группового чата |
| «Ответ собеседнику» | тому, от кого пришло событие (клиенту в его чат, автору письма в цепочку); есть только у задач, которые запускаются по событию |
| «Не присылать» | никуда: итог остаётся в истории запусков |
Мессенджер или группу, которых ещё нет в списке, можно подключить прямо оттуда: «Подключить мессенджер» и «Добавить группу или канал». Подключённый чат сразу встанет в задачу. Как подключить бота: Telegram, MAX и другие мессенджеры.
Для «В приложении» есть строка «После результата»: «Показать отчёт» (итог просто появится в чате) или «Продолжить работу в чате» (агент этого чата сразу возьмётся за итог).
Попросить агента можно и словами: «присылай итог этой задачи в Telegram и на почту».
Если мессенджер отключили
Задача, у которой отключённый мессенджер был единственным адресом, копит итоги в приложении, а при отключении группы встаёт на паузу. Приложение предупредит об этом и предложит выбрать другой адрес.
Как сделать, чтобы задача молчала, когда всё в порядке
Задача, которая проверяет что-то часто, например каждые несколько минут, без такого правила пишет на каждом запуске: «новых заказов нет», «всё в порядке». Чтобы такого не было, скажите это в тексте задачи:
Поправь задачу «Новые заказы»: если новых заказов нет, ничего не присылай. Если кабинет не ответил, напиши об этом одной строкой.
Тогда на пустом запуске агент ничего не отправляет. В истории запусков такой запуск помечен «без сообщения»: агент решил, что сообщать нечего, итог виден на странице задачи.
Что приходит всегда, даже с правилом молчать:
- ошибка запуска и «Нужно ваше действие» (агенту нужен ответ, доступ или подключение);
- сообщение, что подключение сломалось, и что задача снова работает.
Молчание значит «проверил, нового нет». Если сервис не ответил, это не «нового нет», поэтому правило «если не ответил, напиши» в тексте задачи полезно оставить.
Ещё два способа писать реже:
- Реже запускать. Проверка раз в час или раз в день часто полезнее, чем каждые несколько минут. Чаще, чем раз в 5 мин, задача не запускается.
- Убрать мессенджер из «Результат». Выберите только «В приложении» или «Не присылать», и итоги будут копиться в приложении. Уведомления о готовых итогах настраиваются в Настройках → «Уведомления и мессенджеры» → «О чём уведомлять» → «Готовые ответы», там же «Тихие часы».
Формулируйте задачу так же, как обычный запрос
Период, разрез и формат нужны задаче даже больше, чем разовому запросу: она будет выполняться без вас, и уточнить на ходу будет некому. «Присылай отчёт по продажам» слабо; «присылай выручку и маржу по товарам за неделю, файлом, с топ-10 просевших позиций» то, что нужно.
Если задача прислала не то
Откройте её в списке задач и поправьте формулировку: менять постановку можно в любой момент, накопленная история запусков при этом сохраняется. Разовый прогон тоже можно запустить руками, не дожидаясь расписания.
Не переписывайте задачу заново, добавьте одну недостающую строку: порог, разрез, формат, запрет выдумывать. Так видно, с какого прогона стало лучше.
Если задача второй месяц требует вашего участия
Чинится не расписание, а одна из строк постановки: не назван кабинет при двух подключениях, не выдан доступ, нет правила на пустоту, нет порога, нет формата.
Слово проверки под отчётом
После каждого запуска отдельная проверка сверяет итог с тем, что задача должна была сделать. Если всё сходится, под отчётом нет никакого слова. Если нет, под отчётом стоит одно из двух:
- «Не подтверждено»: проверка нашла пункты, которые не выполнены. Прочитайте отчёт: в нём сказано, чего не хватило.
- «Не проверено»: проверка не смогла дать вывод. Это не значит, что работа сделана плохо, но сверить результат стоит самому.
Некоторые задачи разбирают большой список за несколько запусков, например по десятку карточек за раз. Такой список называется очередью: каждый запуск берёт следующие позиции и отмечает сделанные.
Почему задача встала на паузу
Задача на паузе не запускается по расписанию, пока причина не снята. Причина написана у задачи в списке и под статусом на её странице, а если отчёты приходят в мессенджер, бот присылает её туда же.
| Что написано | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| «Запуски без результата» | 3 запуска подряд ничего не сдвинули: тот же пустой или неудачный результат, та же нерешённая проверка («Не подтверждено» по тем же пунктам или «Не проверено») или очередь без закрытых позиций | прочитайте отчёты, уточните источник или ожидаемый результат и возобновите |
| «Нужно ваше действие» | запуск не может продолжиться без вас | что сделать, сказано в отчёте запуска; сделайте и возобновите |
| «Нужен тариф» | нет активного тарифа | после оплаты задача продолжит сама: Тарифы и лимиты |
| «Не хватает лимита тарифа» | запуски 3 раза подряд пропускались из-за лимита | смените тариф или расписание и возобновите |
| «Нужно настроить подключение» | сервис отключён или ключ не подходит | настройте подключение в «Интеграциях», задача продолжит сама |
| «Отчёты не доходят» | отчёты перестали доходить до мессенджеров, например бота удалили из группы | обновите мессенджеры и возобновите |
| «Ошибки в запусках подряд» | запуски 3 раза подряд упали | проверьте текст задачи и возобновите |
| «Сервис ограничил запросы» | сервис раз за разом отвечал «слишком много запросов» | запустите вручную позже |
«Не подтверждено» или «Не проверено» в одном отчёте паузу не ставят: расписание идёт дальше, а слово под отчётом просит сверить результат. Пауза наступает, когда одно и то же повторяется запуск за запуском.
Как снять паузу
- В приложении: откройте задачу в списке задач и нажмите «Возобновить».
- В мессенджере: под сообщением о паузе нажмите «Продолжить». Снять паузу может только владелец задачи.
- Сама: пауза из-за тарифа или подключения снимается, когда причину устранили.
Перед тем как возобновить задачу, которая стояла на паузе из-за «Запуски без результата», поправьте её текст: иначе следующие запуски повторят то же самое. Один запуск вне расписания: «Запустить сейчас».
Частые вопросы
Как создать задачу по расписанию?
Напишите в чате «Создай задачу: каждый понедельник в 10:00 присылай отчёт по продажам и остаткам». Задача появится в списке задач и будет выполняться сама. Список открывает кнопка «Фильтр чатов» в шапке списка чатов → «Задачи».
Куда приходит результат задачи?
Куда выбрано в поле «Результат» на странице задачи: «В приложении» (ваш личный чат с агентом), «Почта», Telegram, MAX, Пачка, группа или канал. Можно выбрать несколько адресов или «Не присылать». Меняется в любой момент, в том числе просьбой в чате.
Как сделать, чтобы задача не писала на каждом запуске?
Допишите в текст задачи правило: «если ничего нового нет, ничего не присылай». Пустой запуск тогда помечается в истории «без сообщения» и никуда не отправляется. Ошибки и запуски, которым нужно ваше действие, приходят всегда.
Почему задача встала на паузу?
Причина написана у задачи: например, «Запуски без результата» (3 запуска подряд дали то же самое, в том числе «Не проверено»: проверка результата не смогла дать вывод), «Нужно ваше действие», «Нужен тариф» или «Нужно настроить подключение». Устраните причину и нажмите «Возобновить» на странице задачи или «Продолжить» под сообщением о паузе в мессенджере.
Смотрите также
Не нашли ответ? Как связаться