Кому что видно

Всё, что вы создаёте, сначала видно только вам: агент, навык, задача, шаблон запроса, подключение, чат. Коллеги по организации видят это, только если вы сами открыли доступ. Делиться можно по отдельности: например, открыть организации навык и интеграцию, а агента и чаты оставить своими.

Уровни доступа

Везде, где можно поделиться, выбор называется одинаково:

• «Только вы»: видите и пользуетесь только вы. Так стоит по умолчанию.
• «Организация»: все участники вашей организации.
• «Все по ссылке»: любой, у кого есть ссылка. Есть у навыка и чата.
• «Выбранные участники»: только отмеченные коллеги. Есть у интеграции.

Менять доступ может тот, кто создал. Интеграцию ещё может открыть или закрыть администратор организации.

Чаты

• Личный чат (вы и один агент) видите только вы. Коллеги и администратор его не читают.
• Групповой чат видят его участники: агенты и коллеги, которых вы позвали. Подробнее: Групповой чат.
• Ссылка на чат. Через «Поделиться» чат можно открыть организации или всем по ссылке. По ссылке чат только читают: писать в него и продолжать работу может только автор. Закройте ссылку, и чат снова виден только вам.
• Чат с общим агентом. Если агент открыт организации, его чаты видят все участники. Об этом ниже.

Агент для организации

Агента можно открыть всей организации: коллеги пишут ему сами, и не нужно заводить такого же агента каждому. Владелец остаётся один, настройки агента ведёт он.

Что получают коллеги:

• Инструкции. Коллега видит опубликованные инструкции и принимает их через «Посмотреть и принять», прежде чем писать агенту. Когда вы меняете инструкции, коллеги работают по прежней версии, пока вы не нажмёте «Опубликовать изменения».
• Свои чаты и свои сервисы. Каждый пишет агенту в свой чат и даёт ему свои подключения. Ваши ключи, ваша память и ваш расход к коллеге не переходят.
• Чтение всех чатов с агентом. Коллеги читают всю историю агента, включая ваши чаты с ним, а вы читаете их чаты. Писать можно только в свой: в чужом чате видна строка «Чат ведёт … Вы можете только читать». Чаты коллег открываются в меню «Чаты агента» в шапке чата.

Чтобы закрыть доступ, верните «Только вы». Коллеги больше не смогут писать агенту, их идущие ответы остановятся, а задачи с агентом встанут на паузу. Ваши настройки и чаты не изменятся, а свои чаты коллеги больше не видят.

Навыки, задачи и шаблоны

• Навык. По умолчанию виден только вам. На «Организация» коллеги найдут его в каталоге навыков и смогут им пользоваться, на «Все по ссылке» его откроет любой пользователь Сам Решу. Видимость навыка можно сменить и в чате: «открой навык „Наценка по поставщикам“ организации». Подробнее: Навыки агента.
• Задача. «Кто видит»: «Только вы» (и администраторы организации) или «Организация», тогда задачу и её запуски видят все участники.
• Шаблон запроса. На «Организация» шаблон появится у коллег в списке шаблонов. При сохранении шаблона из сообщения есть галочка «Поделиться с организацией».

Интеграции

Подключение можно открыть коллегам в его карточке: на вкладке «Доступ» в поле «Кто может пользоваться» выберите один из уровней:

• «Только вы»: интеграцией пользуетесь только вы;
• «Организация»: любой участник организации;
• «Выбранные участники»: только отмеченные коллеги.

Коллеги работают через ваше подключение, но ключи видите только вы и администраторы организации: остальным доступно только использование. Действия агента коллеги в сервисе выполняются от аккаунта, через который создано подключение, поэтому для общей интеграции лучше отдельный рабочий аккаунт, а не личный.

Своя почта и своя 1С у каждого сотрудника

• У каждого свой аккаунт. Сотрудник входит под своей почтой и сам подключает свой ящик, свою базу 1С и другие сервисы. По умолчанию подключение на «Только вы»: коллеги им не пользуются и его ключей не видят. Каждому сотруднику нужно своё место в тарифе организации.
• Один аккаунт на нескольких. У одного сервиса может быть несколько подключений: в карточке подключённого сервиса нажмите «Добавить ещё», например для второго ящика. Затем в карточке каждого агента в «Сервисы» оставьте включённым только его подключение. Но вход, чаты, память и расход у такого аккаунта общие: всё видят все, кто в него входит. Чтобы чаты и доступы были раздельными, нужны отдельные аккаунты.

Чтобы агенты организации в сервисе только читали, администратор ставит в карточке подключения строку «Изменения» на «Только чтение»: агент тогда ничего не меняет, даже если попросить. Подробнее: Подключённые сервисы.

Что видит администратор

Это единственное место справки, где перечислено, что видит администратор организации:

• все задачи организации и их запуски, в том числе задачи на «Только вы»;
• ключи интеграций, открытых организации;
• общих агентов: администратор может закрыть доступ к любому из них, но не настраивает чужого агента;
• чаты агентов, открытых организации: их, как и все участники, он может читать;
• «Журнал действий» («Настройки» → «Организация»): что агенты сделали в подключённых сервисах и на что спрашивали разрешение;
• «Журнал аудита людей» там же: входы, изменения доступа и действия администраторов.

Ваши личные чаты и групповые чаты, где его нет, администратор в приложении не читает.

Приглашение коллег

Коллегу приглашают в «Настройки» → «Участники» → «Пригласить участника». Роли:

• «Участник» работает с агентами и своими задачами, без доступа к оплате и настройкам;
• «Администратор»: всё, что участник, плюс люди, оплата, подключения и настройки. Назначает только владелец.

Каждому коллеге нужно свободное место в тарифе организации. Чтобы работать с человеком из другой компании, добавьте его в «Настройки» → «Контакты».

Как заменить сотрудника

Когда сотрудник уходит, его место переходит новому: отдельно убирать и докупать место не нужно.

Что происходит при удалении:

• сотрудник теряет доступ к организации;
• его агенты переходят владельцу организации;
• ключи API, которые он выпустил в организации, перестают действовать;
• группы и каналы мессенджеров, которые он подключил, остаются у организации и переходят её владельцу;
• входы через корпоративный вход организации завершаются.

Новый владелец агента получает его настройки, доступ и право удалить, а подключения агент берёт уже у него: новому сотруднику нужно подключить свои сервисы или пользоваться интеграциями, открытыми организации. Если замены не будет, место можно убрать: «Настройки» → «Оплата» → «Места» → «Изменить» → «Убрать место». Меньшее число мест вступает в силу с продления, до него места остаются.

Как передать чат коллеге

Сам чат другому человеку не передаётся: продолжать его может только автор. Есть три пути:

• Показать и дать продолжить. Шапка чата → «Поделиться» → «Кто имеет доступ» → «Организация», затем отправьте коллеге ссылку. Он прочитает переписку, а если напишет в поле «Продолжить в своём чате», у него появится свой личный чат с копией переписки. В копию переносятся последние 200 сообщений.
• Работать вместе. «Настройки чата» → «Пригласить коллегу»: откроется групповой чат с этим агентом и коллегой, а ваш личный чат останется личным. Переписка из личного чата туда не переносится, поэтому попросите агента коротко пересказать, что уже сделано. В чате с коллегами агент не работает с подключёнными сервисами и личной памятью: Что агенту доступно в групповом чате.
• Отдать агента целиком. В карточке агента «⋯» → «Передать агента». Ваши чаты и память с агентом останутся у вас, а коллега начнёт с агентом свои.

Как закрыть доступ части сотрудников

• Интеграция. В карточке подключения «Доступ» → «Кто может пользоваться» → «Выбранные участники» и отметьте, кому можно.
• Агент. Агента открывают либо всей организации, либо никому: выбрать отдельных сотрудников нельзя. Если агент нужен не всем, оставьте его на «Только вы», а нужным коллегам откройте интеграцию через «Выбранные участники», чтобы их собственные агенты работали с ней.
• Только чтение в сервисе. Строка «Изменения» → «Только чтение» в карточке подключения: агенты организации в этом сервисе ничего не меняют.
• Роль. «Участник» работает с агентами и своими задачами, но не видит оплату и настройки. Администратором назначайте только тех, кому это нужно.
• Правила организации. Администратор может задать правила, когда агенту спрашивать подтверждение. Подробнее: Как агент меняет данные.
• Совсем закрыть доступ. Удалите сотрудника из организации, как описано выше.

Общее и личное в организации

Аккаунт в организации делится на две части: то, что вы держите для себя, и то, что открыто всем.

Личная память в общую сама не попадает, а в групповом чате с другими людьми не читается; память организации агенты читают и там. Факт переносят явно: «⋯» у факта → «В память организации», или попросите агента, и он пришлёт карточку с текстом фактов. Убрать факт из памяти организации может автор или администратор. Подробнее о памяти: Память агента.